Groupware en ligne

Qu'est-ce qu'un groupware en ligne?

Le groupware est un logiciel permettant la collaboration au sein de groupes de travail définis de manière stricte (les collaborateurs d'une société par exemple). ContactOffice, en tant que groupware en ligne, permet de s'affranchir des contraintes pour, d'une part, accéder aux données à partir de tout ordinateur et, d'autre part, créer des groupes de travail avec des clients, fournisseurs, partenaires permanents ou temporaires, etc.

Groupes

ContactOffice épouse la situation sur le terrain: un individu est membre d'un ou plusieurs groupes (société, service, département, projet, etc.) et, en tant que membre d'un groupe précis, il a accès à différentes données (documents, contacts, forums, etc.). Chaque membre du groupe utilise l'interface dans la langue de son choix.

Trois types de groupes sont disponibles: publics (ouverts à tous), fermés (envoi d'un e-mail de candidature à l'administrateur du groupe) ou privés (invitation par l'administrateur du groupe uniquement).

Droits d'accès

L'administrateur du groupe détermine les droits d'accès pour chaque information, et décide également quels sont les membres du groupe qui sont autorisés à ajouter de nouvelles données, ou à modifier ou supprimer les données existantes. Il peut inviter de nouvelles personnes à rejoindre le groupe ou, à l'inverse, retirer des membres du groupe (lors de départs de personnel ou réaffectations par exemple).

Exemples

Calendrier	Partagez votre agenda personnel et accédez à l'agenda partagé de tiers Lancez des invitations à des réunions et effectuez le suivi en ligne Superposez des agendas pour visualiser rapidement les plages libres en commun Par défaut, l'agenda de groupe est accessible à tous les membres du groupe et contient des événements d'intérêt général. Ex: foires et salons, jours de fermeture, planning de projet, etc. Il peut également être utilisé pour la gestion de ressources (salles de réunion, projecteurs, véhicules, etc.).
Documents	Par défaut, tous les membres du groupe peuvent visualiser les documents de groupe. Ex: brochures commerciales, plannings, rapports, offres, etc. Certains dossiers ou documents sont réservés à certains membres du groupe. Ex: contrats de travail, comptabilité, salaires, etc. Lors de l'ajout ou de la modification d'un document de groupe, les membres du groupe reçoivent une notification standardisée par e-mail, éventuellement accompagné d'un commentaire.
Carnet d'adresses	Par défaut, tous les membres du groupe peuvent consulter le carnet d'adresses de groupe. Les membres autorisés peuvent effectuer des modifications ou ajouter des contacts.
Messages	Contactez tous les membres du groupe par e-mail en une seule opération.