Gebrauchsanweisung

• Titel: Anrede
• Sprache: Dieses Feld ist wichtig, da das System in dieser Sprache mit dem Kontakt (Einladung zum Gruppenbeitritt, Überprüfung der Kontaktdaten usw.) kommunizieren wird. Falls keine Sprache ausgewählt wurde, wird Englisch benutzt.
• Nachname
• Vorname
• Firma
• Abteilung
• Berufsbezeichnung
• Adressen: wählen Sie die Adressenart (Geschäftlich, Privat, Andere, Nicht definiert) und geben Sie die Adresse ein. Wählen Sie ein Land in der Liste oder tippen Sie den Ländernamen ein.
• Telefonnummern: wählen Sie eine Art und geben Sie die Nummer im internationalen Format (nutzen Sie die 3 vorgegebenen Felder).
• E-Mail-Adressen: geben Sie bis zu 3 Adressen ein.
• Kategorien: Klicken Sie auf Bearbeiten, um eine Kategorie den Kontakt beizufügen
• URL: Die Website des Kontakts oder der Firma
• Kommentar: Freie Zone. Wenn Sie mehr Raum möchten, klicken Sie auf Zoomen.

Bearbeiten Sie den Kontakt und klicken auf Upload unter dem leeren Foto.

Es ermöglicht Ihnen, automatisch die Kontaktdaten zu überprüfen: Das System sendet eine E-Mail an den Kontakt mit der Bitte, seine/ihre Daten (außer den Feldern "Kommentare" und Kategorien) zu überprüfen. Die E-Mail beinhaltet Links für die Bestätigung oder Bearbeitung der Daten. Sie werden benachrichtigt per E-Mail, ob der Kontakt die Daten bestätigt oder bearbeitet.

Bitte beachten Sie, dass diese Funktion dem Kontakt ermöglicht, Daten in seinen Kontaktdetails zu löschen.

• Kontakte ansehen: nur Sie (kann verändert werden),
• Kontakte bearbeiten: nur Sie (kann verändert werden),
• Kontakte hinzufügen: nur Sie (kann verändert werden),
• Kontakte löschen: nur Sie (kann verändert werden).

Klicken Sie auf Zugang in der Menüleiste und klicken Sie dann die Kästchen in der Spalte Kontakte bearbeiten an.

Sie müssen zunächst der Person gestatten, alle Ihre Kontakte zu sehen. Danach klicken Sie auf Zugang in der Menüleiste und klicken die Kästchen in der Spalte Kontakte löschen an.

• Kontakte ansehen: alle Gruppenmitglieder (kann nicht geändert werden),
• Kontakte bearbeiten: kontaktieren Sie den Ersteller (kann geändert werden),
• Kontakte hinzufügen: Gruppenadministrator (kann geändert werden)
• Kontakte löschen: Gruppenadministrator (kann geändert werden).

Fügen Sie einen neuen Kontakt genauso wie in Ihrem Private Environment hinzu.

Falls der Kontakt schon in Ihrem privaten Adressbuch ist, können Sie ihn mit der Gruppe teilen. Gehen Sie zu Ihren privaten Kontakten, sehen sich die Details von dem Kontakt an und klicken Sie auf Mit Gruppen teilen. Kreuzen Sie die Gruppe an.

Klicken Sie auf Zugang unter der Menüleiste und klicken Sie dann auf die Kästchen in der Löschen Spalte.

Um alle Kontakte zu löschen, gehen Sie zu

Präferenzen, Löschen und klicken dann auf Das Adressbuch leeren.

Sie können dieselbe Nachricht an verschiedene Empfänger senden, indem Sie auf Hinzufügen in dem Feld An klicken. Wählen Sie die Kästchen in Ihrem persönlichen Adressbuch oder dem der Gruppe.

Bitte beachten Sie: Wir empfehlen Ihnen, Ihre SMS zu unterschreiben, so dass die Empfänger wissen, wer der Absender ist.

Falls Sie nicht die Nummer anklicken können, überprüfen Sie, ob sie im internationalen Format (Gebrauch von 3 Feldern) eingeben worden ist. Überprüfen Sie ebenso, ob die Nummer im Faxfeld eingegeben worden ist. Bearbeiten Sie sie mit dem Pull-down Menü und richten Sie sie, falls erforderlich, für "Faxen" ein.

Um eine Kategorie hinzuzufügen, gehen Sie zu 'Präferenzen > Kategorien'. Geben Sie einen Kategorienamen ein und klicken Sie auf Hinzufügen.

Um einen Kontakt mit einer Kategorie zu verbinden, machen Sie die Kontaktdetails sichtbar, indem Sie auf den Namen klicken, danach klicken Sie auf Bearbeiten. In der Sektion der Kategorien klicken Sie auf Bearbeiten. Wählen Sie die entsprechende Kategorie, indem Sie das Pull-down Menü nutzen und auf Hinzufügen klicken. Ein und derselbe Kontakt kann mit mehreren Kategorien verbunden sein.

Um alle Kontakte, die mit der Kategorie verbunden sind, sichtbar zu machen, wählen Sie sie aus mit der Suchmaschine oberhalb der Kontakte und klicken Sie auf Suchen.

Wählen Sie aus, ob Sie in Ihrem privaten Adressbuch oder in den Adressbüchern der Gruppe suchen. Wählen Sie ein Kriterium (Vorname, Nachname, Firma) mit dem Pull-down Menü, geben Sie einen Suchbegriff ein und klicken dann auf Suchen.

Das Importfenster zeigt an, wie viele Kontakte importiert werden können.

Um in PDF zu exportieren, klicken Sie auf das PDF Icon ().

Um einen einzigen Kontakt zu exportieren, öffnen Sie die Details und klicken auf vCard exportieren,

Beachten Sie bitte: Wenn Sie Ihr Adressbuch exportieren möchten (indem Sie das .vcf - vCard Format nutzen), um es in Outlook/Outlook Express zu reimportieren, werden Sie die folgenden Probleme feststellen, die durch diese andere Software bedingt sind und nicht durch das virtuelle Office:

• Outlook Express
  Wählen Sie Adressbuch in dem Toolsmenü. In dem Adressbuch des Dateimenüs wählen Sie danach "Importieren/Visitenkarten". Sie müssen jeden einzelnen Kontakt durch Klicken auf "OK" akzeptieren.
• Outlook
  Das virtuelle Office exportiert alle Ihre Kontakt in einer einzigen .vcf Datei. Outlook hat Schwierigkeiten mit dem Import von .vcf Dateien mit mehreren Kontakten: es wird nur den ersten importieren. Outlook kann genauso wenig .vcf Datenordner importieren. Die einzige schnelle Lösung ist, die Kontakte nach Outlook Express zu importieren und sie dann nach Outlook zu importieren. Gehen Sie zu Kontakte in Outlook und wählen Sie "Importieren und Exportieren im Datei Menü". Wählen Sie "Nachrichten und Internetkontakte importieren" und danach "Outlook Express". Klicken Sie nur auf "Das Adressbuch importieren".